PERILAKU DALAM ORGANISASI
Sistem pengendalian manajemen mempengaruhi perilaku
manusia. Sistem pengendalian manajemen yang baik mempengaruhi perilaku yang
sedemikian rupa sehingga memiliki tujuan yang selaras, artinya
tindakan-tindakan individu yang dilakukan untuk meraih tujuan-tujuan pribadi
juga akan membantu untuk mencapai tujuan-tujuan organisasi.
Sistem formal dapat dibagi ke dalam dua kategori
yaitu “aturan-aturan” dalam arti luas, dan metode-metode sistematis untuk
perencanaan dan memepertahankan pengendalian.
Tujuan
utama dari system pengendalian manajemen adalah memastikan (sejauh mungkin)
tingkat “keselarasan tujuan” yang tinggi. Dalam proses yang sejajar dengan
tujuan, manusia diarahkan untuk mengambil tindakan yang sesuai dengan kepentingan
pribadi mereka sendiri, yang sekaligus juga merupakan kepentingan perusahaan.
Dalam mengevaluasi praktik pengendalian manajemen,
ada dua pertanyaan penting yang diajukan:
1.
Tindakan apa yang
memotivasi orang untuk bertindak demi kepentingan diri mereka sendiri?
2.
Apakah tindakan ini
sesuai dengan kepentingan organisasi tersebut?
3.
Faktor-faktor informal
yang mempengaruhi keselarasan tujuan
Hal yang perlu diperhatikan oleh para perancang
sistem pengendalian formal adalah aspek-aspek yang berkaitan dengan proses
informal, seperti etos kerja, gaya manajemen, dan budaya yang melingkupi karena
untuk menjalankan strategi organisasi secara efektif mekanisme formal harus
berjalan seiring dengan mekanisme informal. Oleh karena itu sebelum sistem
informal didiskusikan akan diuraikan factor-faktor informal baik yang bersifat
internal maupun eksternal yang memainkan peranan kunci dalam rangka meraih
keselarasan dengan tujuan perusahaan.
Faktor-faktor Eksternal
Faktor-faktor
eksternal adalah norma-norma mengenai perilaku yang diharapkan dalam
masyarakat, di mana organisasi menjadi bagiannya. Norma-norma ini mencakup
sikap, yang secara kolektif sering juga disebut etos kerja, yang diwujudkan
melalui loyalitas pegawai terhadap organisasi, keuletan, semangat, dan
kebanggan yang dimiliki oleh pegawai dalam menjalankan tugas secara tepat
waktu. Beberapa sikap di atas bersifat lokal-yaitu spesifik untuk kota atau
wilayah di mana organisasi beroperasi.
Faktor-faktor Internal
1.
Budaya
Faktor
internal yang terpenting adalah budaya di dalam organisasi itu sendiri, yang
meliputi keyakinan bersama, nilai-nilai hidup yang dianut, norma-norma perilaku
serta asumsi-asumsi yang implisit diterima dan secara eksplisit
dimanifestasikan di seluruh jajaran organisasi. Norma-norma budaya sangatlah
penting karena hal tersebut bisa menjelaskan mengapa dua perusahaan dengan
sistem pengendalian manajemen formal yang sama, bervariasi dalam hal
pengendalian actual.
2.
Gaya Manajemen
Faktor
internal yang barangkali memiliki dampak yang paling kuat terhadap pengendalian
manajemen adalah gaya manajemen. Biasanya, sikap-sikap bawahan mencerminkan aoa
yang mereka anggap sebagai sikap atasan mereka, dan sikap para atasan itu pada
akhirnya berpijak pada apa yang menjadi sikap CEO. Para manajer memiliki kualitas
dan gaya yang beragam. Beberapa diantaranya memilki kharisma dan ramah;
sementara yang lain ada yang bergaya agak santai. Ada manajer yang banyak
melewatkan waktunya dengan melihat-lihat dan berbicara pada banyak orang
manajemen dengan cara berkeliling (management by walking around); sementara ada
juga manajer yang menyibukkan dirinya dengan menulis laporan.
3.
Organisasi
Informal
Garis-garis
dalam bagan organisasi menggambarkan hubungan-hubungan formal yaitu, pemegang
otoritas resmi dan bertanggung jawab dari setiap manajer. Kenyataan-kenyataan
yang ditemui selama berlangsungnya proses pengendalian manajemen tidak bisa dipahami tanpa mengenali
arti penting dari hubungan-hubungan yang menyusun di organisasi yang bersifat
informal.
4.
Persepsi dan
Komunikasi
Dalam upaya
meraih tujuan-tujuan organisasi, para manajer operasi harus mengetahui tujuan
dan tindakan-tindakan yang harus diambil untuk mencapainya. Mereka menyerap
informasi ini dari berbagai jalur, baik itu jalur formal (seperti anggaran dan
dokumen-dokumen resmi lainnya) ataupun jalur informal (seperti dari bahan
obrolan yang tidak resmi).
Pesan-pesan
yang diserap dari berbagai sumber ini bisa jadi bertentangan satu sama lain,
atau bahkan memiliki interpretasi yang sangat beragam. Maka komunikasi perlu
dibangun menyamakan persepsi.
A. Sistem
Pengendalian Formal
Faktor
formal yang dibagi menjadi dua yaitu, sistem pengendalian manajemen dan
peraturan (rules).
1)
Sistem
Pengendalian Manajemen
Di
awali dengan penentuan tujuan perusahaan dan strategi mencapai tujuan tersebut.
Suatu perencanan strategis disisipkan untuk mengimplementasikan strategi
organisasi. Seluruh informasi yang tersedia dipergunakan untuk membuat
perencanaan ini. Perencanaan strategis tersebut kemudian di konversi menjadi
anggaran tahunan yang fokus pada pendapatan dan belanja yang direncanakan untuk
masing-masing pusat tanggung jawab. Pusat tanggung jawab ini juga dituntun oleh
aturan-aturan dan infornasi formal lain. Pusat tanggung jawab menjalankan
operasi-operasi yang ditugaskan, dan hasilnya kemudian di nilai dan dilaporkan.
Hasil-hasil aktual kemudian dibandingkan dengan anggaran untuk menentukan
apakah kinerjanya memuaskan atau tidak.
2)
Peraturan
(rules)
-
Pengendalian
Fisik, yaitu Penjaga keamanan, passwords komputer, tv monitor, dan alat fisik lainnya
merupakan bagian dari struktur pengendalian.
-
Petunjuk
Pelaksanaan (Manual), yaitu aturan-aturan tertentu yang harus dijalankan
-
Pengamanan
Sistem, yaitu berbagai pengamanan sistem yang di rancang ke dalam sistem
pemrosesan informasi untuk menjamin agar informasi yang mengalir melalui sistem
itu akan bersifat akurat dan untuk mencegah kecurangan. Hal ini meliputi:
pemeriksaan silang secara terinci; pembubuhan tanda tangan dan bukti-bukti lain
bahwa sebuah transaksi telah dijalankan.
-
Sistem Pegendalian
Tugas, yaitu proses untuk menjamin bahwa tugas-tugas tertentu dijalankan secara
efektif dan efisisen.
B. Tipe – Tipe
Organisasi
Strategi suatu
perusahaan memiliki pengaruh yang besar terhadap strukturnya. Pada gilirannya,
jenis struktur akan mempengaruhi rancangan sistem pengendalian manajemen
organisasi. Meskipun kualitas dan ukuran organisasi itu sangat beragam,
setidaknya organisasi bisa dikelompokkan ke dalam tiga kategori umum :
1)
Organisasi
Fungsional, yang mana stuktur fungsional membagi tugas sesuai keahlian
masing-masing. Di dalamnya setiap manajer bertanggung jawab atas fungi-fungsi
yang terspesialisasi seperti produksi atau pemasaran.
Bentuk struktur organisasi ini
memanfaatkan spesialisasi pada setiap fungsi organisasi. Manajer produksi dan
manajer pemasaran akan memberikan kontribusi yang terbaik pada fungsi yang
sesuai dibandingkan seorang manajer yang harus melakukan kedua fungsi
bersamaan. Dan selanjutnya setiap manajer fungsional dapat memberikan
pengawasan yang lebih baik pada karyawan ditingkatkan lebih rendah. Sehingga
keunggulan dari struktur organisasi fungsional adalah efisiensi. Sedangkan
kelemahannya ada beberapa yaitu:
a.
Sulit untuk menentukan efektifitas tiap fungsi
organisasi
b.
Apabila
terjadi permasahan antara fungsi organisasi, harus diselesaikan pada level
pimpinan puncak.
c.
Struktur ini tidak sesuai bagi organisasi yang
melakukan diversifikas
d.
Koordinasi antar fungsi sulit
dilakukan ( misalnya pengembangan produk baru)
2) Organisasi Unit Usaha, yang mana
di dalamnya para unit manejer bertanggung jawab atas aktivitas-aktivitas dari
masing-masing unit, dan unit bisnis berfungsi sebagai bagian independen dari
perusahaan.
Bentuk struktur organisasi ini diharapkan dapat
mengatasi permasalahan pada struktur organisasi fungsional. Organisasi Unit
Bisnis atau juga disebut Divisi, mempertanggungjawabkan semua fungsi yang
terdiri dari fungsi produksi dan pemasaran untuk setiap lini produk. Pimpinan
unit bisnis bertindak seakan-akan merupakan pimpinan organisasi yang
independent. Mereka bertanggung jawab untuk melakukan kegiatan perencanaan,
koordinasi dari setiap fungsi yang berbeda.
Keunggulan dari bentuk struktur organisasi ini adalah:
a. Sarana
pelatihan Manajer
b. Keputusan
dilakukan lebih cepat
Kelemahannya
adalah:
a. Mungkin
terdapat kegiatan yang sam ditiap unit bisnis
b. Mungkin kesulitan untuk memperoleh
tenaga yang terlatih
c. Konflik
antar unit bisnis
3) Organisasi Matrik yang mana
di dalamnya unit-unit fungsional memiliki tanggung jawab ganda. Seperti manejer
suatu proyek, selain bertanggungjawab terhadap keberhasilan proyeknya, juga
bertanggungjawab terhadap unit-unit
fungsinal.
Struktur organisasi ini merupakan kombinasi antara struktur organisasi
fungsional dan unit bisnis, yang ditujukan untuk memanfaatkan keunggulan dari
masing-masing struktur organisasi. Struktur organisasi membentuk beberpa fungsi
organisasi yang bertanggung jawab untuk membantu beberapa unit bisnis yang
dilakukan. Sehingga struktur ini dapat memanfaatkan efisiensi setiap fungsi
organisasi dan keputusan setiap unit bisnis dapat dilakukan dengan sesuai dan
cepat oleh masing-masing unit bisnis.
C. Fungsi
Controller
Orang
yang bertanggung jawab dalam merancang dan mengoperasikan sistem pengendalian
manajemen disebut sebagai seorang controller, yaitu Chief Financial Officer
(CFO). Fungsi controller:
1)
Merancang dan
mengoperasikan informasi serta sistem pengendalian.
2)
Menyiapkan
pernyataan keuangan dan laporan keuangan (termasuk pengembalian pajak) kepada
para pemegang saham dan pihak-pihak eksternal lainnya.
3)
Menyiapkan dan
menganalisis laporan kinerja, menginterpretasikan laporan-laporan ini untuk
para manajer, menganalisis program dan proposal-proposal anggaran dari berbagai
segmen perusahaan serta mengkonsolidasikannya ke dalam anggaran tahunan secara
keseluruhan.
4)
Melakukan
supervisi audit internal dan mencatat prosedur-prosedur pengendalian untuk
menjamin validitas informasi, menetapkan pengamanan yang memadai terhadap
pencurian dan kecurangan serta menjalankan audit operasional.
5)
Mengembangkan
personel dalam organisasi pengendali dan berpartisipasi dalam pendidikan
personel manajemen dalam kaitannya dengan fungsi pengendali.
